舉辦大型會議特別是跨城會議，就會有很多接待等工作。為了保證所有人會議的順利進行，參會人員按時到場，明確人員分配和職責(zé)是必要的。一、綜合協(xié)調(diào)組負責(zé)總體接待方案的制定等文件編制工作
負責(zé)與會人員信息收集、整理等對外聯(lián)系工作
負責(zé)內(nèi)部的全面對接工作
負責(zé)落實接機（車）安排
負責(zé)組織、牽頭一切有關(guān)接待工作的參與人員溝通、協(xié)調(diào)工作
負責(zé)接待服務(wù)手冊的編制工作
二、接待服務(wù)組負責(zé)嘉賓的接機工作
負責(zé)對外具體聯(lián)系落實與會代表的初步行程、人數(shù)、往返時間、與會具體意向
負責(zé)為與會代表提供接待服務(wù)人員、住宿、餐飲、交通、內(nèi)部會議組織、考察游覽、物流等其他會議服務(wù)
根據(jù)嘉賓的實際情況，具體提供接送機、車站安排；酒店房間安排；參加會議活動的詳盡日程安排
負責(zé)協(xié)助嘉賓入住酒店之前的登記負責(zé)會同綜合協(xié)調(diào)組完成接待服務(wù)手冊的編制工作
三、服務(wù)保障組負責(zé)接待服務(wù)組的有關(guān)活動安排，如：會議現(xiàn)場拍照、會前投影儀調(diào)試、檢查對方資料（PPT）是否統(tǒng)一拷貝、播放是否正常、速記安排、會議位置安排
負責(zé)本組工作人員的一切后勤保障工作。
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